¿Cómo administrar las no conformidades de forma eficiente?

¿Cómo administrar las no conformidades de forma eficiente?
Cada día, nos encontramos con sistemas de gestión en lo que todas las no conformidades son gestionadas de la misma forma, se registran, se someten a un análisis de causa raíz y reciben un plan de acción correctiva. Pero, ¿son todas las no conformidades iguales? ¿se pueden gestionar de igual forma?

Las no conformidades buscan identificar y solucionar desvíos en los procesos, además es necesario evitar que se vuelvan recurrentes. Pueden surgir de diferente forma: mediante un reclamo de un cliente, durante la realización de una auditoría, etc.

Muchas veces, las diferentes no conformidades reciben el tipo de atención, no existe distinción entre las críticas y las no críticas. Aunque esto pueda funcionar en un principio, puede que sea perjudicial a largo plazo. Adoptar el mismo abordaje para todos los eventos se puede enmascarar según las ocurrencias críticas, además de sobrecargar y comprometer el sistema de gestión.

La capacidad que existe de identificar las ocurrencias que pueden ser fácilmente corregidas es un gran paso para acelerar el proceso y hacerlo mucho más eficiente.
¿Cómo clasificar no conformidades de acuerdo con la criticidad?

Normalmente el tratamiento de la no conformidad ocurre según el orden de llegada. Muchas de las no conformidades no representan una amenaza generalizada para la organización.

En este momento entra en juego la gestión de riesgos. Es necesario que se atribuyan diferentes criterios para las ocurrencias que llegan al sistema, tales como gravedad, urgencia, tendencia o frecuencia. Al responder a estos criterios, deberá definir el nivel de prioridad que tenga cada no conformidad.

Esto garantiza que usted podrá identificar de forma clara cuáles son las no conformidades que pueden ser más perjudiciales para su empresa, y cuáles deben recibir una atención inmediata.

¿Qué causó esta no conformidad?
Una vez reconocidas las prioridades, el próximo paso es saber cómo llevar a cabo el Análisis de Causa Raíz. Este proceso ayuda a la investigación y categorización de las causas raíz, que pueden generar consecuencias en sistemas de gestión de calidad, sistemas de gestión de medio ambiente, salud y seguridad, sistemas de gestión de activos, entre otros.

Se pueden aplicar herramientas como el Diagrama de Ishikawa, los 5 porqués y FTA (Fault Tree Analysis).

Con estas herramientas, usted puede identificar no sólo qué y cómo ocurrió la no conformidad, sino también por qué sucedió. Solo después de determinar las causas es que usted puede especificar todas las medidas correctoras que llevará a cabo.
¿Cómo definir un plan de Acciones Correctivas?

Un plan de acción consiste en identificar a las personas involucradas en cada función y, después, atribuir las entregas y acciones que deben ser llevadas a cabo para que cada acción correctiva sea implementada con éxito.

La utilización de workflows y reglas de negocios inteligentes ayudan a simplificar dicho proceso, garantizando que los objetivos se consigan dentro del plazo previsto. La herramienta 5W2H es muy utilizada en esta etapa. Cada acción debe ser planificada respondiendo a dicha secuencia de preguntas:

    What? (¿Qué?)
    When? (¿Cuándo?)
    Who? (¿Quién?)
    Where? (¿Dónde?)
    Why? (¿Por qué?)
    How? (¿Cómo?)
    How much? (¿Cuánto cuesta?)

Se debe tener en cuenta esta información para realizar el plan de acción que se quiera implementar.

Realizando la verificación de eficacia
Una vez finaliza la implementación de las acciones correctivas, es el momento de llevar a cabo la verificación de la eficiencia. Esta etapa ocurre en un periodo de tiempo que varía de semanas a meses después de concluida la implantación de las acciones.

Volvemos a comentar la gestión de riesgos. La integración entre las acciones correctivas y la gestión de riesgos, ayuda a garantizar que las acciones hayan atendido a parámetros de riesgo durante su planificación. Si las acciones llevadas a cabo atienen a esos parámetros, esto significa que las acciones han sido eficaces. De lo contrario, el plan de acción precisa que sea planificado e implementado nuevamente.

La no conformidad es una herramienta esencial para la mejora continua. Conseguir la excelencia en la gestión de no conformidades exige seguir los pasos correctos, ejecutar cada actividad con la máxima eficacia e implantar un proceso de mejora continua. Para superar estos desafíos, el apoyo de la tecnología correcta también es fundamental.